World Café - Como gerar insights criativos aproveitando a Inteligência Coletiva

World Café - Como gerar insights criativos aproveitando a Inteligência Coletiva

World Café - Como gerar insights criativos aproveitando a Inteligência Coletiva

Sempre que é necessário criar, buscar novas ideias e inovar, um desafio brota em nossa rotina. Não é mesmo?

Seja no desenvolvimento de novos produtos, na idealização de caminhos durante o planejamento estratégico ou na estruturação de uma área, sempre precisamos gerar e selecionar ideias.

Cada profissional tem sua bagagem de conhecimentos e por mais diversa que seja sua experiência, ela sempre tem seus limites. Não é possível saber tudo!

Por isso mesmo seria maravilhoso se pudéssemos somar as experiências de diversos profissionais para ter ideias inovadoras. 

E isso é possível, sim!

Uma ferramenta desenvolvida em 1995 pelo casal Juanita Brown and David Isaacs, da  Califórnia, busca justamente estimular a criação da chamada inteligência coletiva.


SABE O QUE É INTELIGÊNCIA COLETIVA?

Este conceito descreve de um tipo de inteligência compartilhada que surge da colaboração de muitos indivíduos em suas diversidades. Ela está distribuída por toda parte e todo o saber existente está espalhado pela humanidade.

Se é verdade que ninguém pode saber tudo, também é verdade que cada um de nós sabe alguma coisa.

Mas como ativar a Inteligência Coletiva através desta ferramenta chamada Word Café?


O QUE É AFINAL O WORLD CAFÉ?

É uma ferramenta para gerar insights criativos a partir da inteligência coletiva de grupos com pelo menos 12 pessoas.

Estas pessoas são divididas em mesas e convidadas a debater um tema em pelo menos 3 rodadas de 20 a 30 minutos cada uma, sendo que a atividade toda costuma ter duração de aproximadamente 90 minutos.

Na primeira rodada um participante de cada mesa é escolhido para ser o anfitrião que ficará na mesa para receber os próximos participantes, os viajantes. Terminada a primeira rodada, os viajantes se levantam e trocam de mesa de forma aleatória misturando-se entre si. O anfitrião recebe os viajantes, resume as ideias que foram criadas e começa a estimular as novas contribuições.

A mistura entre as pessoas faz com que todas as ideias sejam vistas por todos os participantes e permite que sejam incrementadas e melhoradas a cada rodada. Esta é a chamada ‘Polinização de ideias’, pois mistura ideias iniciais gerando novas.


PREPARAÇÃO

A ferramenta deve ser usada quando for necessário criar, estimular o surgimento de ideias e o tema a ser debatido deve ser relevante, pois isso fará com que as pessoas sintam mais vontade de colaborar. Se for necessário, faça um alinhamento logo no início do evento explicando o tema e sua relevância (para a empresa, para os participantes, para a sociedade).

Prepare com cuidado o tema do debate montando uma pergunta aberta que gere reflexão e promova debate amplo. Perguntas que gerem respostas simples acabam esgotando o assunto sem aproveitar ao máximo a contribuição dos participantes e geração de insights relevantes.

Uma pergunta inicia a primeira rodada e é mantida para a segunda rodada. Assim, quando novos integrantes chegarem à mesa, podem ver as respostas iniciais e contribuir com suas ideias.

Planeje bem as rodadas, sua duração e lembre-se de considerar o de deslocamento dos participantes a cada troca de mesa. A duração das rodadas é limitada para que a conversa se alongue o suficiente para esgotar o tema.

A partir da terceira rodada é possível alterar a pergunta.

Dica importante: Planeje muito bem as rodadas e teste as perguntas com um pequeno grupo de pessoas (podem ser colegas da sua área) para garantir que sejam adequadas à atividade.

O material na atividade é um importante estímulo à criatividade dos participantes. Costuma-se revestir as mesas de trabalho com papel –rolos de papel pardo são uma ótima pedida – e sobre a mesa revestida os participantes colocam suas ideias usando blocos de nota autoadesivos. Os desenhos e esquemas são muito bem-vindos! Então, além de canetas coloridas (tipo canetão), disponibilize também lápis de colorir, giz de cera e até mesmo material para recorte (tesoura, revistas velhas).


CONDUZINDO O WORLD CAFÉ

Inicie explicando aos participantes que é importante seguir a etiqueta do Word Café, para que a atividade produza os melhores resultados.

Após acordar as regras de etiqueta, a atividade já pode ser iniciada, seguindo os seguintes passos:

1. Divida a equipe em mesas de 4 ou 5 pessoas

2. Inicie a primeira rodada definindo 1 anfitrião para cada mesa. Os demais membros serão os viajantes.

3. Apresente o tema e a questão a ser debatida. A partir daí, incentive o debate durante todo o tempo, estimulando que todos os participantes anotem, desenhem, esgotem sua capacidade de contribuir. Todas as ideias devem ser colocadas na mesa, sem seleção por qualquer critério – estamos gerando quantidade!

Obs.: Oriente que os participantes coloquem apenas uma ideia em cada nota autoadesiva. Assim as ideias semelhantes podem ser agrupadas ao longo da atividade e especialmente no fechamento.
Dica: Para estimular a participação de todos sem inibição é possível quebrar o tempo da rodada em duas partes. Na primeira parte os participantes escrevem as ideias em silêncio e na segunda vão compartilhando e colocando as ideias na mesa.

4. Terminando o tempo da primeira rodada, oriente os viajantes a trocar de mesa de maneira aleatória para ampliar a polinização de ideias. As ideias geradas permanecem na mesa, não são levadas pelos viajantes.

5. Para iniciar a segunda rodada peça que o anfitrião receba os viajantes e compartilhe as ideias principais surgidas na mesa.

6. Incentive todos a colaborar com as ideias já existentes na mesa, contribuir com novas ideias, conectar ideias da conversa anterior com as ideias da mesa. É essa contribuição e conexão de ideias que gera os insights mais valiosos.

7. Terminando o tempo da segunda rodada, oriente novamente a troca de mesas e inicie a terceira rodada

Obs.: Uma nova pergunta pode ser utilizada na terceira rodada para levar a discussão a um próximo nível de debate. Neste caso a pergunta deve levar a um aprofundamento dentro do mesmo tema que está sendo debatido na World Café.

8. Para fechar a atividade, após o número programado de rodadas, os participantes podem retornar às mesas iniciais para descobrir como suas ideias evoluíram com as contribuições recebidas. Oriente que a mesa sintetize as ideias. Um bom ponto de partida é agrupar ideias similares, o que já permite quantificar a relevância dela para o grupo.


FECHAMENTO

Agora que os participantes fizeram suas contribuições e também sintetizaram as ideias geradas, é hora que colher os resultados da atividade.

Conduza uma plenária para que cada mesa apresente suas principais ideias, indique os padrões identificados e as diversas soluções encontradas para o tema debatido.


APLICAÇÃO DAS IDEIAS

Finalizada a atividade é hora de se preparar para colocar em prática as ideias que foram geradas. Há técnicas valiosas para priorizar as ideias antes de coloca-las em ação, afinal os recursos são limitados e nem todas podem ser aplicadas ao mesmo tempo.

É bastante recomendável que se dê um feedback aos participantes sobre a aplicação das ideias surgidas na atividade, para que se sintam valorizados, especialmente se a participação deles for desejável no futuro.

Ficamos desejando que aplique e tire muito proveito desta ferramenta!

E se quiser nos contar sobre os resultados, será melhor ainda!